Bewerbungen und Datenschutz

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Aufbewahrungsfristen für Bewerbungen sind ein datenschutzrechtliches Thema für Unternehmen. Wenn eine Stelle für ein Unternehmen inseriert wurde, kommen viele Bewerbungen nicht mehr postalisch zum Unternehmen, sondern vermehrt per EMail. Meistens werden die Unterlagen nach Erfüllung des Zwecks noch aufbewahrt. Dies ist rechtlich allerdings nicht zulässig. Bewerbungen enthalten personenbezogene Daten und richten sich derzeit noch nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), hier nach § 35 Abs.2 Nr. 3 BDSG. Sobald ein passender Bewerber gefunden wurde, fällt somit der Zweck der Speicherung der Bewerberdaten wegen Neubesetzung weg. Damit sind die Daten zurückzugeben oder zu löschen.

Aufbewahrung wegen des AGG

Gerechtfertigt kann eine Aufbewahrung der Daten dennoch sein, um sich gegen eventuelle Diskrimierungsvorwürfen wehren zu können. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet die Diskrimierung der Bewerber wegen Alters, Hautfarbe oder des Geschlechts. Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche müssen laut § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung geltend gemacht werden.

Löschung und Vernichtung der Bewerbungen

Sind diese zwei Monate verstrichen, so sind alle Daten der Bewerber zu vernichten. Als Möglichkeiten kommen hier in Betracht:

  • Papierakten in Aktervernichter zu schreddern und datenschutzkonform zu entsorgen
  • Daten sind unkenntlich zu machen bzw. zu löschen

Längere Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen?

Dennoch ist es möglich, die Daten von Bewerbern auch noch länger aufzubewahren. Dazu benötigt es einer expliziten Einwilligung der Bewerber. Um den Dokumentationspflichten nachzukommen, gerade im Hinblick auf die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO im Mai 2018), sollten Sie diese Einwilligung schriftlich einholen. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Opt-In Möglichkeit bei Absenden der Bewerbungsunterlagen, so dass der Bewerber auswählen kann, dass die Unterlagen länger gelagert werden dürfen
  • während des Bewerbungsprozesses oder im Anschluss darf aktiv nachgefragt werden, ob die Unterlagen über den Prozess hinaus behalten werden dürfen

Richtige Aufbewahrung

Aufgrund der personenbezogenen Daten dürfen nur bestimmte Personengruppen die Akten bzw. die Daten sehen. Dazu gehören meist:

  • der Geschäftsführer
  • der direkte Vorgesetzte
  • Mitarbeiter der Personalabteilung
  • Betriebsrat

Sensibilität der Daten

Da es sich aufgrund der Sensibilität der Daten um ein wichtiges Gut handelt, müssen die Bewerbungen und Personalakten ordentlich aufbewahrt werden. Dies überwacht entweder der Betriebsrat oder der Datenschutzbeauftragte. Nach § 4 g BDSG ist es die Pflicht des Datenschutzbeauftragten, auf die Einhaltung des Datenschutzes hinzuwirken.

Datenschutzbeauftragter

Falls Sie Hilfe für die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzpflichten benötigen, stellen Sie eine Anfrage an dsb@anka.eu.