Verarbeitungsübersicht

Die Erstellung der Verarbeitungsübersicht oder auch des Verfahrensverzeichnisses ist eine der Hauptaufgaben des Datenschutzbeauftragten. Die verantwortliche Stelle – meist die Geschäftsführung – ist gemäß § 4g Abs. 2 BDSG verpflichtet, Verfahrensübersichten zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu erstellen. Diese sind dem Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellen.

Aus dieser Ansammlung von Verfahren erstellt der Datenschutzbeauftragte das für jeden verfügbar zu machende Jedermannverzeichnis. Die Erstellung der Verarbeitungsübersicht kann ferner die veranwortliche Stelle auch an den Datenschutzbeauftragten delegieren. Häufig erstellt daher der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens die Verarbeitungsübersicht und das Jedermannverzeichnis selbst.

Inhalt der Verarbeitungsübersicht

Der Inhalt der Übersicht ergibt sich aus § 4e BDSG. Die Verarbeitungsübersicht muss nach  § 4e BDSG folgende Angaben enthalten:

  • Name oder Firma der verantwortlichen Stelle,
  • Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen,
  • Anschrift der verantwortlichen Stelle,
  • Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung,
  • eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien,
  • Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden können,
  • Regelfristen für die Löschung der Daten,
  • eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten,
  • eine allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die technisch-organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG indes zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind.