Zeiterfassungssysteme

Viele Unternehmen bauen auf moderne Zeiterfassungssysteme. Diese erleichtern Abrechnungen und zeigen Überstunden der Mitarbeiter transparent auf. Dies kann aber auch dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter detailliert kontrolliert und verglichen werden können. Dies sind die Bereiche, in denen der interne bzw. externe Datenschutzbeauftragte tätig wird.

Zeiterfassungssysteme bringen Vorteile

Heutzutage wird in den meisten Unternehmen genau verfolgt, wer zu welcher Uhrzeit auf der Arbeit erscheint und später den Arbeitsplatz wieder verlässt. Moderne Zeiterfassungssysteme lösen dabei die klassischen Stundenzettel oder die Stechuhr im Unternehmen ab.

Die Zeiterfassung bietet den großen Vorteil, die Überstunden der Arbeitnehmer ebenfalls aufzuzeichnen und für die Abrechnung zur Verfügung zu stellen. Für die Arbeitgeber bietet es den Vorteil, dass dadurch eine Produktivitätssteigerung hervorgerufen werden kann. Datenschützer sehen Zeiterfassungssysteme kritisch, da aus den Systemen gewonnene Informationen auch für andere Auswertungen herangezogen werden können. Bezüglich solcher Erfassungssysteme stellen Datenschützer schriftliche Regelungen für Unternehmen auf. Der Datenschutzbeauftragte eines Unternehmens berät die Unternehmensführung und die Arbeitnehmer rund um das Thema der Arbeitszeiterfassung.

Betriebsvereinbarung als zentraler Punkt

Die Zeiterfassung bietet viele Möglichkeiten im Unternehmen:

  • Erfassung der Anzahl der Überstunden
  • Überprüfung der Auslastung der Mitarbeiter
  • direkter Vergleich zwischen den Angestellten
  • Zeitplanung der Mitarbeiter bei Projekten
  • Leerläufe zwischen Projekten

Um die Möglichkeiten der Datenverwendung gesetzeskonform zu gestalten, sollte in einer Betriebsvereinbarung die Zeiterfassung klar definiert sein. Dabei ist eine transparente Formulierung für die Mitarbeiter wichtig. Dies umfasst eine Information, welche Daten gespeichert werden und wozu das Unternehmen diese auswerten möchte. Je nach Definition dürfen die Daten später nicht anderweitig genutzt werden.

Zugriffsregelung für erfasste Daten

Die erfassten Daten dürfen nicht von jedem eingesehen werden. Es ist wichtig abzuklären, wer die Daten sehen und diese auch verwenden darf. Nach dem “Need to know Prinzip”  sollen nur diejenigen, die die Daten für ihre Auswertungen benötigen, auf Zeiterfassungssysteme Zugriff haben.

Besonders vertraulich zu behandelnde Daten liegen beispielsweise vor, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub oder im Krankenstand ist. Diese Daten sollte nur der direkte Vorgesetzte kennen. Gewisse Projekte sollten nach Expertenmeinungen auch anonym ausgewertet werden. Beispielsweise ist es für die Mitarbeiterauslastung nicht nötig, einem gewissen Mitarbeiter bestimmte Zeiten zuzuordnen, sondern nur anonyme Informationen über die von der Arbeitsgruppe benötigte Zeit zu erhalten.

Die Speicherdauer solch erhobener Daten ist im Arbeitszeitgesetz geregelt. Überstunden dürfen zwei Jahre gespeichert werden. Bruttolohnlisten werden wegen der Abgabenverordnung sechs Jahre lang gesichert.